レシートでも経費として有効?領収書より上?感熱紙?何年保管?提出は?

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確定申告の季節ですね(・з・)ノ
皆さん、準備は進んでいますか?

ところで、自営されてる方やフリーランスの方、経費の証拠はどのようにしていますか?
毎回、手書きの領収書をいちいち貰ってますか?

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領収書じゃなくてレシートでも経費の証拠として有効?

自営業者の経費の証拠として

事業をする上で、かかった費用は経費として収入からマイナス出来ますね。
ま、当たり前のことですが、このかかった経費の証拠に領収書を貰いますよね。

自営やフリーの方なら、少しでも多くの経費を計上すれば、それだけ課税所得が減り、税金が少なくなります。
また、会社勤めの方でも、仕事のために購入したものなどの領収書を取って、後に会社の経理で精算して貰う、なんてことも良くある風景です。

けど、塵も積もれば山ですが、いちいちいちいち細かい金額で領収書を作ってもらうのも、何だか面倒だったり、申し訳なかったりってこともあります。
でも、どうしていちいち手書きの領収書を作ってもらう必要があるのでしょうか?
レシートじゃダメなんでしょうか?

これ、税法(※)の面から見ると、“発行者、日付、金額、明細”が記載されていれば、別に領収書でもレシートでも、なんならどっちでなくても、 有効な証拠として扱われる んです。
そもそも、領収証のことを、英語ではレシート(receipt)と言います。
まぁ、だから何だってことですが・・・。

つまり税務署側が重要視するのは、領収書であるかレシートであるかではなく、それが 本当に事業上の必要経費であったかどうか であって、事業上必要なものに支払った事実が認められれば経費として認められるのです。
そもそも領収書とかが出ない(最近は券売機から出るとこもありますが)公共交通機関への支出も認められますからね。

ただ、同じレシートでも、POS式レジでも電子式レジでもない、昔ながらの機械式レジスターの場合、発行者も宛名も品名もなく、ただ金額が羅列されて合計金額が記載されてるだけだったりします。
これでは、当然、何に使ったのかも分からないので証拠能力がありませんのでアウトです。

勤め人の経費の精算のために

さて、確定申告用ではなく、会社から経費を精算する場合は、またちょっと違ってきます。
意味合的にはレシートでも事足りることなのですが、会社側は、不正な立て替え請求を紛れ込ませていないかの防止目的で、自社の宛名が入った領収書を求めることが多いです。
ですから、そのような観点からだと、“上様”は論外ですね。
まぁ、会社の宛名が入っていようが、明細が分からなければ、余計に不正があるか分かり難いような気もしますが・・・。

いずれにしても、これは、お勤め先の会社の決まり次第ってことになります。
会社がレシートで良いというなら良いですし、ダメというならダメなのです。

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なんなら領収書よりもレシートの方が?

別途発行してもらう手書きの領収書は、宛先が未記入だったり上様だったりします。これじゃ、わざわざ領収書を発行してもらう意味がありません。

そして、しっかり宛名を記入してもらっていても、但し書きが〝お品代〟とか〝お食事代〟だったりして、詳細が分からないのが普通です。
しかし、レシートであれば、どのような商品を購入し、その合計金額に至ったのか、食事であれば、何人でどのようなものを食べ、その合計金額に至ったのかが一目瞭然です。
従って、本当にそれが業務上必要なものであったのかどうかの判断をより正確に出来るようになりますし、後から追記などの不正にも強いです。

以上からも、はっきり言って、手書きの領収書なんかよりも明細のしっかり印字されたレシートの方が、税務上の証拠能力としては上なんです。

感熱紙の印字が薄くなってきた!何年保管?

レシートって、あのペラペラの感熱紙ってやつが普通だと思いますが、ちょっと前のになると印字が薄くて見えなくなってきたりすることがあります。

感熱紙のレシートは、保存性が良くないので、コピーを撮り直しておくと良いといった意見を聞くことがありますが、はっきりいって、面倒くさすぎですよね┐(´∀`)┌

その前に、そもそも領収書類って何年保存しなくてはならないのでしょうか?

これ、基本は7年です。
いろんなパターンがあるので、あくまで基本です。
どんなパターンでも確実にOKなのは10年です。
どこから数えるかというと、その年の確定申告の提出期限からになります。

で、7年も経ったら、感熱紙のレシートは見えなくなってしまうという意見が大勢ですが、冒頭の画像を見てください。
あれは、私が保管している感熱紙の郵便局のレシートですが、丁度、7年前くらい前のですが、全然消えていません。
他の当時の感熱紙のやつもどれもしっかり残っています。

感熱紙を劣化させる要因は、“熱、油、光”です。
まぁ、油は関係ないとして、熱と光から遮る状態で保管しておけば、7年くらいは全然平気です。

ちなみに、冒頭の画像のやつは、スクラップブックに貼り付けて本棚に入れていました。
その他、封筒に束ねて放り込んでいたのも、大丈夫でした。

私の場合は、本棚に日光は差してませんが、電灯の光はおもいっきり当たる状態です。
もっと、長い期間の保管を目指すなら、光が入らないような箱にでも入れて、めったに電気を付けない場所に置いておけば尚、良いのではないでしょうか。

領収書類は税務署に提出するの?

これ、初めて確定申告をする方にとっては多い疑問のようです。
そりゃ、しっかり領収書類を取っておけというのなら、提出する必要があるのかなと思いますよね。

けど、領収書類は提出する必要はありません
なんなら、見せることすらありません。
ただただ、しっかり保管しておくだけなんです。

では、何のための保管なのか?

それは、万が一、税務調査に入られたときに、申告した内容の証拠としてなんです。
ですから、税務調査のときに呈示を求められたら、ちゃんと呈示できるように保管しておけば良いのです。


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まとめ

  • 税務上は手書きの領収書でなくてレシートでも経費の証拠書類となる

  • 会社で経費を清算するための領収書類がレシートで良いかは会社次第

  • レシートの方が手書きの領収書よりも証拠能力が高い

  • レシートは誰に発効したものかが分からないのがマイナス面

  • 領収書類の法的な保存期間は基本7年の最大10年

  • 感熱紙のレシートは冷暗所で保管すれば7~10年くらいで印字は消えない

  • 確定申告時、経費の証拠の領収書類は税務署へ提出も提示もしない
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