小さな会社が準備するマイナンバーの社内規定|過剰な準備は必要なし!

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社長さん!!
マイナンバー制度って聞いたことありますか?
「そんなもん知るか。(-“-)」じゃぁ、ダメです。

ちょっとは気にして準備していかないと、大変なことになるかもしれませんよ!

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小さな会社が準備しておくべきマイナンバーに関する社内規定

マイナンバー制度が本格始動するにあたって、会社(事業者)が作成しておくべき書類はたくさんあるようなのですが、小さな会社なら、とりあえず制度スタートの1月までに今から紹介する2つだけ準備しておけば良いと思います。

ちなみに、ここで言う小さな会社とは、従業員(パートやアルバイトを含む)100人未満ほどのいわゆる中小規模の事業者のことです。

基本方針を定める

特定個人情報(※)の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定することが重要です。
※)個人番号を内容に含む個人情報

 基本方針には、以下のようなことを定めます 

●事業者の名称

●関係法令・ガイドライン等を遵守して運用すること

●安全管理措置に関する事項
・組織的安全管理措置
組織体制の整備、取扱規程等に基づく運用、取扱状況を確認する手段の整備、情報漏えい等事案に対応する体制の整備、取扱状況の把握及び安全管理措置の見直しなどを行うこと。
・人的安全管理措置
研修の実施や、取扱担当者の選定、監督、教育などを行うこと。
・物理的安全管理措置
特定個人情報等を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止、マイナンバーの削除、機器及び電子媒体等の廃棄などを行うこと。
・技術的安全管理措置
アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報漏えい等の防止などを行うこと。

●質問及び苦情処理の窓口
 従業員数人の会社であっても、しっかり決めておきましょう。

特定個人情報取扱規程を作成する

特定個人情報等の具体的な取り扱いについて定める取扱規程等を作る必要があります。

 取扱規程に定めておくべき項目は、以下の概ね以下のようなことです 

総則

・ 目的
・ 定義
・ 法令等の遵守
・ 取扱い事務の範囲

安全管理措置

・ 組織体制
・ 守秘義務
・ 責任者の役割
・ 情報漏洩対策
・ 苦情や相談等の対応
・ 事務取扱担当者の監督
・ 従業者の教育
・ 取扱区域等の管理
・ 機器等の盗難防止
・ 電子媒体等の持ち出し
・ 特定個人情報の削除・廃棄
・ システムのアクセス制御
・ アクセス者の識別と認証
・ 不正アクセス等の防止
・ 情報漏洩等の防止

特定個人情報の取扱い

・ 取得の取り扱い
・ 利用の取り扱い
・ 保存の取り扱い
・ 提供の取り扱い
・ 削除・廃棄の取り扱い
・ 委託の取り扱い

その他

・ 規定の改訂
・ 附則


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既にある社内規定等の見直し

会社には就業規則、個人情報保護規定等、様々な社内規定や業務マニュアル等が存在しているはずです。

どのような規定等があるか、またどれ程の規定等があるかは会社によって様々ですが、特定個人情報取扱規程に関連する他の社内規定についても必要に応じて見直し、追記や改訂などを行っていく必要が出てきます。

また、追い追いで良いのですが、関連する帳票類の様式の見直しや作成も必要になってくるでしょう。

過剰な準備は必要なし!必要最低限に留めよう

制度が本格スタートする前の準備はとても大切なのですが、まだ運用についてはっきり見えていない部分もあります。

特定個人情報保護委員会が策定・公開しているガイドラインがありますが、それはあくまでガイドラインであって法的拘束力はありません。
当該ガイドラインを鵜呑みにして、過重に文書類を制定することは、業務運用の混乱と停滞を招く結果になりかねません。

マイナンバー法への対応は、状況に応じて柔軟に対応出来るよう、必要最小限の準備さえしておけば良いのではないかと思います。


小さな会社としてマイナンバーについて、以下もおさえておきましょう(^_^)/~

会社は従業員のマイナンバー取得を!何に使う?特定個人情報|法人番号

小さな会社のマイナンバー準備|記載が必要な書類|管理方法

マイナンバー法の罰則|会社や個人事業主が気を付ける事は?

まとめ

  • マイナンバー制度の本格スタートの2016年1月までにの準備としては、基本方針を定め、特定個人情報取扱規程を制定しておくと良い

  • 就業規則等、既に会社にある規定の見直しも必要

  • 過剰な準備は必要なし。状況に応じて柔軟に対応出来る最低限の準備さえしておけば良い
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