小さな会社のマイナンバー準備|記載が必要な書類|管理方法

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来年1月からスタートするマイナンバー制度、小さな会社としては、このマイナンバーにどうかかわっていくのでしょうか?

従業員のマイナンバーを会社は何にどう使うのか、どのような準備が必要で、どんな管理方法をとれば良いのか・・・・。
ちまたに情報は溢れかえっているようですが、それほど大変なことではありません。
最低限のことを、しっかりと押さえておきましょう。

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小さな会社が行うべきマイナンバーの準備

マイナンバー制度のスタートは?

会社としては、今までも行ってきている税や社会保障の手続の書類にマイナンバーを記載する必要が出て来ます。

平成28年1月からのスタートですが、書類によって提出時期は異なりますので、一斉にスタートでわけではありません。
更には、健康保険と厚生年金関係は1年遅れの平成29年1月からのスタートです。
これは、例の日本年金機構の不正アクセスによる情報漏洩が影響してのことですね。

最初にすべきことは担当者を決めること

会社としては、マイナンバー制度の開始に向けて、いくつかしておくべきことがあるのですが、まず、することは、マイナンバーを扱う担当者を決めることです。
そして、それ以外の人はマイナンバーを扱うことがないようにしなければなりません。

一番簡単な例は、社長自身が担当者となることです。

そして、小さな会社で一番多そうなのは、社長が責任者となり、人事、総務、経理などを担当している事務従事者の中心人物をマイナンバーの担当者とするパターンです。

少し規模が大きくなれば、部署毎にマイナンバー担当を決めることもあるでしょう。

あと、顧問の社会保険労務士や税理士がいる場合は、委託も可能ですので、まず相談してみましょう。


マイナンバーの記載が必要となるのはどんな書類?

担当者が決まったら、次の小さな会社のマイナンバー準備としては、マイナンバーを扱う事務にどのようなものがあるのかを洗い出しておくと良いでしょう。

税務署や年金事務所などに提出する書類で、マイナンバー(個人番号)の記載が必要となる書類はこんなにもあります。

●税務(平成28年1月1日以降)
【国税】
・給与所得の源泉徴収票(翌年1/31まで)
・退職所得の源泉徴収票(退職後1ヶ月以内、まとめて翌年1/31までも可)
・報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書(翌年1/31まで)
・不動産の使用料・譲受対価・斡旋料等の支払調書(翌年1/31まで)
・配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書(支払確定後1月以内、但し3年猶予)
【地方税】
・給与所得の給与支払報告書(翌年1/31まで)
・退職所得の特別徴収票(退職後1月以内)
【源泉所得税】
・給与所得者の扶養控除等(異動)申告書(年初の給与支給前日まで)
・従たる給与の扶養控除等(異動)申告書(年初の給与支給前日まで)
・保険料控除・配偶者特別控除申告書(年最後の給与支給前日まで)
・退職所得の受給に関する申告書(退職手当等の支給日まで)

●雇用保険(平成28年1月1日以降)
・雇用保険被保険者資格取得届(入社月の翌月10日まで)
・雇用保険被保険者資格喪失届(退職翌日から10日以内)

●健康保険・厚生年(平成29年1月1日以降)
・健康保険・厚生年金保険資格取得届(入社後5日以内)
・健康保険被扶養者(異動)届(入社後5日以内)
・国民年金第3号被保険者資格取得届(入社後5日以内)
・健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届(退職翌日から5日以内)

※カッコ内の日数等は、書類の提出期限


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事業者が行うべきマイナンバーの管理

会社などは雇用する従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し使用したのちも、適切に保管し、必要がなくなれば、しっかりと廃棄しなければなりません。

マイナンバーの取得

マイナンバーの取得と本人確認についてはこちらをどうぞ
会社は従業員のマイナンバー取得を!何に使う?特定個人情報|法人番号

マイナンバーの保管

会社や個人事業主などの事業者は、従業員から提供を受けたマイナンバーを適正に保管する義務があります。

マイナンバーが記載された書類(特定個人情報)は、カギがかかる棚や引き出しに保管し、パソコンで管理する場合は、ウイルス対策ソフトを最新版にするなど、セキュリティー対策を行いましょう。
担当者以外はアクセス出来ないようパスワードのの設定なども必要でしょう。

ただ、例え机やキャビネットにカギを掛けたところで、パソコンに最新のウイルスソフトを入れたところで、しっかり守れるとは当然に言い切れません。
ただ大事なのは、万が一自社の従業員のマイナンバーの漏洩等が起こったときに、会社としてしっかり保管をしていた、不正利用されないように対策をしていたという事実が非常に重要になってきます。

マイナンバーの廃棄

従業員の退職や契約終了などのあと、それぞれの所管法令で定められた保存期限を過ぎれば、その従業員のマイナンバーの記載もしくは記録された特定個人情報は、確実に廃棄しなければなりません。

当該マイナンバーがある特定個人情報が紙ベース、つまり書類であればシュレッダーなどではなく、焼却又は溶解等の復元不可能な手段を取る必要があります。
また、データとして記録されている場合は、ただ単に削除するだけではなく、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等による復元不可能な手段を取らなければなりません。

そして、マイナンバー若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存することとなります。
削除又は廃棄の作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する必要があります。

マイナンバーが必要なくなった後も、いろいろと大変そうですね。


マイナンバー法の罰則についてはコチラ
マイナンバー法の罰則|会社や個人事業主が気を付ける事は?

まとめ

  • 会社としては、今までも行ってきている税や社会保障の手続の書類にマイナンバーを記載する必要が出て来る

  • 平成28年1月からのスタートだが、書類によって提出時期は異なるので一斉にスタートするわけではない

  • 健康保険と厚生年金関係のものは1年遅れの平成29年1月から

  • まずしておくべきことは、マイナンバーを取り扱う担当者を決めること

  • 事業者はマイナンバーの適切な取得や保管だけでなく、廃棄方法も厳格に行う必要あり
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